Il classico quadro con unità di tempo, di luogo e di azione che vedeva il lavoro incorniciato negli spazi aziendali e negli orari d’ufficio si è rotto a favore di un modello più mobile e fluido.

La rivoluzione post-Covid

Gli ambienti di lavoro adottano da anni strategie di spazio flessibile, ma la pandemia ha rafforzato questa tendenza. In una recente indagine di CBRE sul futuro dell’ufficio, il 66% delle aziende di medie dimensioni e l’80% delle grandi imprese hanno prospettato per il futuro una “flessibilità ibrida guidata”. Dall’altra parte anche i lavoratori chiedono maggiore flessibilità: secondo un altro sondaggio, il 75% dei dipendenti vorrebbe lavorare da casa almeno un giorno alla settimana.

Verso il lavoro ibrido

Le nuove modalità fanno incontrare le ragioni di entrambe le parti: le aziende possono essere più resilienti, i dipendenti hanno una maggiore flessibilità ed entrambe le parti possono risparmiare denaro come ha evidenziato uno studio di Global Workplace Analytics. Con pro e contro già analizzati in queste pagine, il lavoro assume sempre più una forma ibrida, capace di mixare modalità in presenza e da remoto, alternando casa e ufficio. In questo contesto prende sempre più spazio l’Office Hoteling.

Che cos’è l’Office Hoteling?

L’Office Hoteling è una pratica di lavoro flessibile che consente ai dipendenti di prenotare uno spazio di lavoro (scrivania, sala meeting o ufficio personale) prima di arrivare in ufficioin base alle esigenze lavorative. Spariscono dunque le scrivanie “di proprietà” personalizzate con piante, foto e disegni dei bambini. Tutte le scrivanie dell’ufficio sono a disposizione di tutti, ma solo con prenotazione e per un uso temporaneo. Proprio come succede nella prenotazione dell’hotel, i lavoratori utilizzano un’app per trovare e prenotare lo spazio e poi fanno il check-in all’arrivo.

Come creare un Office Hoteling efficace

Il passaggio all’hoteling richiede un nuovo modo di concepire il lavoro e l’ufficio. È fondamentale allora comunicare i cambiamenti in modo chiaro e sviluppare processi semplici da seguire. L’Office Hoteling ha naturalmente bisogno di un software semplice per la prenotazione e richiede anche un diverso modo di arredare e attrezzare l’ufficio.

Come cambiano gli spazi di lavoro

Secondo la ricerca Microsoft dal titolo The Next Great Disruption is Hybrid Work – Are We Ready? il 66% dei leader afferma che le proprie organizzazioni stanno considerando di ripensare gli ambienti di lavoro per rispondere alle nuove esigenze. Questo significa poter ridurre gli spazi con un ragguardevole risparmio di costi ma, al tempo stesso, comporta la necessità di configurarli in modo flessibile pensando a una maggiore collaborazione e interazione senza però dimenticare le aree di privacy: più tavoli riunione, grandi monitor, zone relax, dispositivi per la prenotazione di postazioni…

 

In un contesto dove gli spazi e i tempi di lavoro diventano più flessibili, anche il concetto di arredamento cambia offrendo soluzioni di qualità alle nuove generazioni di agile workers. È importante quindi poter contare su elementi di arredo belli e funzionali, scrivanie e sedute ergonomiche progettate per un ufficio operativo che favorisca la collaborazione ma anche il benessere e la privacy.