Esistono molti sistemi di risoluzione dei problemi lavorativi: alcuni scientifici e altri più creativi, come il brainstorming. Un’interessante proposta per generare soluzioni condivise, stimolando la partecipazione e creatività di tutte le risorse coinvolte, è stata sviluppata da McKinsey & Company, celebre società di consulenza presente in tutto il mondo. Il metodo della “proposta fantoccio” (straw man proposal in originale), ha un approccio che si basa su un processo iterativo di ipotesi-feedback-test, in cui ogni membro del team ha e deve dare la sua opinione. L’obiettivo è avviare, costruire e plasmare un piano d'azione preliminare sotto forma di bozza, per individuare una risposta finale più efficace. Lo straw man può essere letteralmente tradotto come “uomo di paglia” o “fantoccio” per indicare una figura che può e deve essere ricostruita più volte, come le proposte e idee che vengono create, distrutte e ri-create nuovamente. Tale processo rappresenta un metodo per le risoluzioni di problemi in ambito organizzativo, sfruttando il potenziale umano e creativo di un gruppo di lavoro. Il “fantoccio” non è una soluzione idonea per tutte le necessità, ma è un processo che ben si adatta a diversi momenti:
  • quando il team è “bloccato” e non si trovano idee innovative;
  • in fase di start-up di progetto, quando è necessario individuare un punto di partenza;
  • quando ci sono molte proposte valide e si fatica a scegliere la via più corretta;
  • quando le idee arrivano sempre e solo dalle stesse persone, creando disparità all’interno del gruppo.
Lo scopo è trovare una soluzione temporanea a un particolare problema, migliorare il brain storming, così da avere più tempo e risorse per lavorare alla proposta definitiva.

Il processo della “proposta fantoccio”

Il metodo del “fantoccio” non è lineare, ma si sviluppa su quattro fasi che possono ripetersi anche innumerevoli volte, in base al risultato raggiunto.  La partecipazione e l’ascolto da parte dell’intero gruppo di lavoro sono di fondamentale importanza.

Presentazione del concetto

La prima fase si concentra sul lavoro individuale: ogni membro del team formula la sua proposta e la presenta al gruppo. I punti a seguire saranno svolti su ogni presentazione.

Discussione

Il gruppo di lavoro si divide in due “squadre”: chi è a favore (e argomenterà in tal senso) e chi invece è contrario. L’importante è che tutti diano il proprio contributo.

Chiarimento

Sulla base dei feedback ricevuti, si formula una nuova proposta tenendo presente le critiche ricevute e si inizia a testare l’idea (discutendo) sulla base degli obiettivi da raggiungere. In questo modo viene creata una nuova proposta più rifinita delle precedenti.

Decisione finale

Se le prime tre fasi sono andate a buon fine, si formula la proposta finale, che rappresenta la somma delle migliori idee dei vari membri del team. L’ultimo passaggio non sarà (quasi) mai il progetto definitivo, ma quello che Voltaire chiamerebbe il “migliore dei mondi possibili”: una base di partenza perfettibile, che si evolverà nel tempo grazie alla creatività e all’interazione. Un esercizio di problem-solving quindi, ma anche un ottimo modo per rafforzare le relazioni all’interno del team!