È trascorso più di un anno dall’inizio dell’emergenza Covid-19 e diversi studi globali si interrogano sull’evoluzione dell’ufficio, sul cambiamento delle abitudini lavorative e sulle conseguenze dei processi di trasformazione digitale.

È forse questa la fine degli open space? Dovremo tutti dotarci di un home office, anche se lo spazio nelle abitazioni è sempre più ristretto?

Abbiamo già parlato di adattabilità, di capacità di evoluzione, di sicurezza e di comfort (in questo articolo di giugno 2020): questi temi rimangono attuali e iniziano a delinearsi concretamente.

Lavoro remoto, in presenza, ibrido: un equilibrio in evoluzione

C’è chi è tornato in ufficio da mesi e chi invece non ci è ancora riuscito, ma la domanda più frequente che sembra accomunare tutti è: che peso avrà il lavoro in remoto nel nostro futuro?

Il digital worklplace ha riscritto la coordinate spazio-temporali del lavoro, rendendo più produttivo e responsabile il dipendente: in futuro lavoreremo solo in un mondo virtuale o torneremo pian piano alle abitudini di un tempo?

Est modus in rebus proclamava il poeta latino Orazio. Ovvero: c’è una misura in tutte le cose.

È preferibile cercare un equilibrio, una preziosa via di mezzo che riesca ad accontentare tutti.

È necessario studiare nuove formule sicure per sfruttare al meglio le potenzialità degli uffici che, in questo momento, sono poco utilizzati causa emergenza sanitaria.

Il concetto del lavoro ibrido sembra prendere spunto da questa filosofia, proponendo periodi, più o meno lunghi, divisi tra lavoro in presenza e in remoto.

Per diverse imprese, infatti, la coesistenza di lavoro in presenza in ufficio e lavoro da remoto sta diventando la nuova normalità, rendendo il lavoro ibrido una nuova modalità lavorativa.

Lo spazio fisico dell’azienda si trasforma così in un “ufficio transizionale”, dove le persone si presentano a rotazione (secondo un calendario condiviso) per permettere a ognuno di avere i suoi spazi in totale sicurezza.

Si può ipotizzare che solo coloro che avranno una necessità si recheranno in ufficio, mentre l’altra parte della forza lavoro interagirà da casa. La connessione digitale e la condivisione di documenti con la parte dell’organizzazione che lavorerà in remoto sarà un elemento indispensabile per la continuità del business.

Sono sempre di più le piattaforme che oggi offrono software e supportano le aziende nei processi di digitalizzazione e nell’approcciarsi a questa “nuova normalità”, anche con funzioni che permettono, ad esempio, la prenotazione di uffici e scrivanie, un contact tracing efficiente o la pianificazione degli spazi in rapporto alla densità di persone per assicurare il distanziamento fisico. In questo modo si favorirà un’allocazione dinamica dell’ufficio per aumentare la percentuale degli utenti che la utilizzano.

Ufficio “a prova di futuro”

Il giornalista John Seabrook, in un approfondimento pubblicato sul New Yorker, ha seguito da vicino alcune grandi aziende statunitensi e gli studi di architettura a cui si sono affidate per la trasformazione dei propri uffici, in vista del ritorno dei collaboratori.

I punti chiave, comuni ai diversi intervistati, sembrano essere gli stessi. Di seguito i principali:

  • Aree “salute” – All’ingresso delle aziende verranno posti checkpoint per il controllo della temperatura (già presenti dove il lavoro ha ripreso la “normalità”) e in ogni ufficio ci sarà un totem con il gel per sanificare le mani.
  • Elementi touchless – Dove possibile, saranno eliminati i punti di contatto con le superfici. Parliamo quindi, ad esempio, di porte automatiche, di asciugamani che si attivano con il movimento e di piccoli elettrodomestici a controllo vocale.
  • Hot desk – Negli uffici più grandi i posti non saranno assegnati, ma riservabili attraverso piattaforme online. Le scrivanie saranno posizionate secondo la formazione “a girandola”, con schermi divisori su due lati, per consentire maggiore privacy senza perdere le potenzialità dell’open office.

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Scrivanie: formazione “a girandola”

 

  • Lounge lavorative – Le aree comuni diventeranno un luogo di interazione creativa. Attrezzate con divani, poltrone, sedie, tavolini e arredi smart, consentiranno di dedicarsi al proprio lavoro lontano dalla scrivania, e incentiveranno la collaborazione tra colleghi.
  • Focus pod – I classici “booth”, chiusi su tre lati, diventeranno un luogo di scambio sempre più presente, dove incontrarsi per riunioni informali. Uno spazio appositamente progettato per stimolare il confronto e l’interazione tra individui.
  • Sale riunioni – Dovranno essere progettate pensando a team ibridi (in remoto e in presenza), con grandi schermi, sistemi di connettività e audio di nuova generazione.
  • Stanze individuali – Saranno riservati solo alle funzioni che richiedono una privacy costante, come l’ufficio del CEO o dei responsabili delle Risorse Umane.

Cosa si può desumere? 

L’ufficio del futuro, anche attraverso le interazioni fisiche e sociali dei collaboratori, rimarrà fonte di ispirazione, centro nevralgico di confronto e sviluppo, e continuerà a essere un segnale forte di prestigio, branding e fiducia nei confronti degli stakeholders.

Cambierà invece nell’organizzazione e nella distribuzione degli spazi: meno scrivanie ma più aree comuni, flessibili e tecnologiche. Spazi aperti, fluidi, con alternanza di aree di lavoro e di relax.

Il layout rimarrà l’open space, ma gli ampi raggruppamenti di persone verranno suddivisi in piccoli team. L’obiettivo sarà ridurre il numero di persone per ogni gruppo di lavoro ed evitare assembramenti. Alle persone verranno restituiti la privacy e lo spazio che il sistema del tradizionale open office aveva “rubato”, perché il futuro è sempre più vicino.