Il Project Management è diventato un’attività sempre più centrale sia nelle grandi aziende tanto quanto nelle piccole.

I processi e i flussi di lavoro devono essere sempre più agili, privi di sprechi e soprattutto perfezionabili: il miglioramento costante in termini di efficienza, di qualità, di innovazione e di produttività è una necessità per sopravvivere nel mercato odierno.

Gestire al meglio i progetti permette di individuare più facilmente cosa funziona e le inefficienze, mettendo in atto tutte quelle modifiche che permettono di perseguire gli obiettivi aziendali.

Il metodo Kanban, è stato sviluppato come metodologia per migliorare l’efficienza produttiva nella lean production ma adottato anche da chi si occupa di project management. L’obiettivo finale è allineare la capacità di produzione alla domanda, evitando così sia la sovrapproduzione sia le attese inutili che si formano tra un processo e l’altro.

Ecco alcuni consigli per capirne funzionamento e vantaggi.

Le origini del metodo Kanban

Il termine Kanban deriva dall’unione di due parole giapponesi, “Kan” 看 che significa “segno” e “Ban” 板 che significa a “lavagna”. I Kanban nel ‘600 erano i cartelloni che i negozianti delle vie più affollate utilizzavano per pubblicizzare l’offerta del giorno e anticipare la promozione del giorno successivo, in modo diretto e sintetico.

Negli anni ’40 del Novecento viene creata una vera e propria teoria, basata sul metodo just-in-time di Toyota: dev’essere prodotto solo quel che serve, quando serve e nella quantità necessaria. Il risultato è la lean production (produzione agile), tradotta negli anni 2000 da tantissimi studiosi nei metodi di project management agile.

I 4 principi e le 6 pratiche del metodo Kanban

Per implementare il metodo nel proprio lavoro è necessario conoscerne le basi. In questo caso si parla di “Principi” e di “Pratiche”.

I principi fondamentali sono quattro.

  • Partire esclusivamente dalle informazioni certe
  • Applicare miglioramenti incrementali, non radicali
  • Rispettare i ruoli e i processi attuali in grado di generare valore
  • Incoraggiare i comportamenti “leader”, indipendentemente dal livello gerarchico della persona.

I principi vengono resi concreti dalle “Pratiche”, tradotte in alcuni casi (dall’inglese Practices) anche come “Proprietà” o “Attività”.

  • Visualizzare il workflow interamente in ogni momento, da ciò che dev’essere ancora iniziato alle attività completate.
  • Limitare il Work in Progress (WIP), concentrando le attenzioni su ciò che deve essere fatto in un preciso momento storico.
  • Gestire il processo di lavoro attraverso miglioramenti e modifiche continue.
  • Essere trasparenti sulle politiche da attuare per completare i processi, con tutti i membri del gruppo di lavoro.
  • Dare e ricevere costantemente feedback, per migliorare il progetto.
  • Migliorare la fiducia tra i membri del team e sviluppare spirito di squadra.

Come applicare il Kanban, in ufficio e online

Che si tratti di un luogo fisico o virtuale, il metodo si sviluppa sempre graficamente attraverso la cosiddetta Kanban Board, una lavagna o tabella suddivisa principalmente in quattro colonne.

  • Backlog / Ideas (Arretrato / Idee) – Questa colonna include tutto quello che potrebbe essere fatto, ma che ancora è in fase di valutazione.
  • To do (Da fare) – Qui vengono inserite i tasks di progetto approvate, solitamente con una scadenza.
  • Ongoing (In progresso) – La colonna principale mostra tutto ciò che è in essere.
  • Done (Completati) – Nell’ultima “finestra” è visibile tutto quello che è stato già completato.

A questi gruppi, soprattutto in ambito informatico, viene aggiunta la colonna “Testing”, dove vengono fatte transitare tutte le attività che richiedono, per l’appunto, un test.

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Quando tutte le persone del team condividono la stessa stanza, il metodo Kanban si sviluppa in modo molto semplice: le colonne vengono disegnate su una lavagna e le attività sono rappresentate da semplicissimi post-it, che vengono spostati al procedere del progetto. In alcuni casi il colore del foglietto è legato alla persona che se ne occupa, oppure al mini-team di riferimento.

Negli ultimi anni, la Kanban board è diventata online per la presenza di collaboratori dislocati in più sedi e nuove modalità di lavoro quali il lavoro ibrido. Tra i software più utilizzati compaiono Trello, Asana e Wrike.

Il nostro consiglio? Sfruttare gli strumenti virtuali tanto quanto quelli fisici: visualizzare la lavagna dalla propria scrivania è un ottimo aiuto per avere sempre tutto sotto controllo.