Procédure de Whistleblowing

FREZZA S.R.L., consciente de l’importance de mettre en place des canaux de signalement adéquats pour protéger l’intégrité de l’entreprise et garantir le respect des principes de légalité, de loyauté et de transparence, y compris envers les tiers dans l’exercice de ses activités, a activé des canaux de signalement internes spécifiques conformément au Décret Législatif n° 24/2023, mettant en œuvre la Directive UE 2019/1937.

Avec cette Notice, FREZZA S.R.L. souhaite diffuser auprès de tous les Destinataires les informations utiles sur les canaux, les procédures et les conditions pour effectuer des signalements, qu’ils soient internes ou externes.

QUI PEUT EFFECTUER UN SIGNAL

Les personnes suivantes opérant dans le cadre professionnel de l’entreprise sont habilitées à effectuer un signalement :

les employés ;
les travailleurs indépendants et les collaborateurs exerçant leur activité au sein de l’Entreprise ;
les professionnels et consultants prestataires de services pour l’Entreprise ;
les bénévoles et les stagiaires, rémunérés ou non, travaillant avec l’Entreprise ;
les personnes ayant des fonctions d’administration, de direction, de surveillance, de contrôle ou de représentation, y compris ceux exerçant ces fonctions de fait au sein de l’Entreprise.

Les signalements peuvent être effectués même si la relation juridique n’a pas encore commencé, si les informations concernant les violations ont été acquises lors du processus de sélection, des phases précontractuelles, de la période d’essai ou après la fin de la relation juridique, à condition que les informations aient été obtenues durant cette relation.

QUELS COMPORTEMENTS PEUVENT ÊTRE SIGNALÉS

Les Signalements Pertinents comprennent les signalements relatifs à des comportements, actes ou omissions portant atteinte à l’intérêt public ou à l’intégrité de l’Entreprise, dont l’auteur a eu connaissance dans le cadre professionnel, notamment :

les conduites illicites relevant du Décret Législatif n° 231/2001 et les violations du Modèle 231, telles que, par exemple, des actes de corruption envers l’Administration Publique, des infractions aux règles de Santé et Sécurité, des violations de la réglementation environnementale. Ces signalements peuvent être faits uniquement via les canaux de signalement internes ;
les actes illégaux relevant des actes de l’Union Européenne relatifs aux secteurs suivants : marchés publics ; services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment et du financement du terrorisme ; sécurité et conformité des produits ; sécurité des transports ; protection de l’environnement ; protection des consommateurs ; protection de la vie privée et des données personnelles ; sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
les actes ou omissions portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union Européenne, tels que la fraude, la corruption et toute autre activité illégale liée aux dépenses de l’Union ;
les actes ou omissions relatifs au marché intérieur, y compris les violations des règles européennes en matière de concurrence et d’aides d’État, ainsi que les impôts sur les sociétés, la libre circulation des biens, des personnes, des services et des capitaux ;
les actes ou comportements qui compromettent l’objet ou la finalité des dispositions des actes de l’Union Européenne dans les secteurs précités, tels que les pratiques abusives allant à l’encontre de la protection de la concurrence (pratiques de prix prédateurs, remises cibles, ventes liées, etc.).

Les signalements concernant un intérêt personnel de l’auteur, relatifs exclusivement à ses relations de travail individuelles ou à ses relations avec ses supérieurs hiérarchiques, ou liés à la vie privée de la personne signalée sans lien direct ou indirect avec les activités de l’entreprise ou professionnelles, sont exclus de cette politique.

Sont également exclus les rumeurs infondées, les informations déjà publiques, les informations obtenues uniquement par ouï-dire ou calomnies sans fondement, ainsi que les informations diffamatoires ou destinées uniquement à nuire à la personne signalée.

Ces « signalements exclus » ne sont donc pas considérés comme des signalements de whistleblowing. L’entreprise pourra décider dans ses règlements internes s’il convient ou non de traiter ce type de signalements.

CARACTÉRISTIQUES DU SIGNAL

Pour permettre une vérification adéquate, le signalement doit être aussi détaillé que possible afin de permettre la reconstitution des faits et la vérification de la véracité du signalement. En particulier, il doit inclure :

Les informations d’identification de l’auteur du signalement (nom, prénom, lieu et date de naissance) et, dans le cas de l’utilisation du courrier postal, d’une ligne téléphonique ou d’un rendez-vous direct, un contact pour recevoir l’accusé de réception du signalement et les demandes d’informations supplémentaires ;
les circonstances de temps et de lieu où les faits se sont produits, accompagnées d’une description des faits signalés, précisant les détails pertinents et, le cas échéant, comment les informations ont été obtenues ;
l’identité ou d’autres éléments permettant d’identifier la personne impliquée dans les faits signalés ;
les documents éventuels à l’appui ;
les éventuels témoins des faits.

Les signalements anonymes seront pris en compte et traités comme des signalements ordinaires, selon les mêmes procédures internes prévues pour le whistleblowing, à condition qu’ils soient suffisamment précis et documentés.

CANAUX DE SIGNALISATION INTERNE

Pour permettre la transmission de signalements écrits et oraux, l’entreprise, en concertation avec les représentants syndicaux, a activé et maintient les canaux de signalement suivants :

Canal de signalement écrit :
- Adresse postale : Frezza S.r.l., Via Ferret 11/9, 31020 Vidor (TV). L’auteur du signal doit insérer le signalement dans deux enveloppes fermées, la première contenant ses données d’identification et une pièce d’identité, la seconde contenant l’objet du signalement. Ces deux enveloppes doivent ensuite être placées dans une troisième enveloppe portant la mention « Signalement Whistleblowing » ou « Confidentiel pour le Responsable du Canal ».
Canal de signalement oral :
- une ligne téléphonique disponible du lundi au vendredi, de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 18h00, au numéro 0423/987800, renvoyée au Responsable du Canal. Pour garantir la confidentialité, l’auteur doit indiquer immédiatement qu’il souhaite faire un « Signalement Whistleblowing ».

Si demandé, un rendez-vous direct avec le Responsable du Canal peut être organisé. Le rendez-vous est conduit de manière confidentielle par le Responsable du Canal et un formulaire de signalement est rempli.

Frezza S.r.l., dans le respect total du Décret Whistleblowing, garantit que ces canaux maintiennent la confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement, de la personne signalée, et de toute autre personne mentionnée dans le signalement, ainsi que du contenu du signalement et des documents associés.

La gestion des canaux de signalement est confiée au Comité Whistleblowing, composé de Mme Stefania Polini (Responsable des Ressources Humaines) et de M. Nico Lucchetta (Responsable Qualité, Clients/Fournisseurs, Certification ESG).

Si un membre du Comité Whistleblowing est en conflit d’intérêt en tant qu’auteur, personne signalée ou impliquée, il s’abstiendra de toute activité, et le signalement sera géré par l’autre membre sans conflit d’intérêt. Si les deux membres sont en conflit, ils émettront l’accusé de réception et transmettront sans délai le signalement à la fonction ODV, s’abstenant de toute action supplémentaire.

PROCÉDURES DE GESTION DES SIGNALEMENTS

À réception d’un signalement, le Responsable du Canal procède comme suit :

émet un accusé de réception sous sept jours ;
maintient le contact avec l’auteur du signalement et, si nécessaire, lui demande des informations supplémentaires ;
traite diligemment les signalements, en engageant le personnel désigné, par exemple l’ODV pour les signalements relevant du Modèle 231 ;
fournit un retour à l’auteur du signalement dans les trois mois suivant l’accusé de réception ou, en son absence, dans les trois mois suivant le délai de sept jours. Ce retour peut être provisoire si l’instruction est toujours en cours. Une fois celle-ci terminée, les résultats sont communiqués à l’auteur du signalement.

Des personnes qualifiées, internes ou externes, sans conflit d’intérêt et soumises aux obligations de confidentialité, peuvent être impliquées dans le traitement des signalements.

Si le signalement est fondé, le Responsable du Canal se tournera vers les organes/fonctions compétentes pour les suites nécessaires, afin de prendre des actions préventives, correctives ou disciplinaires à l’encontre de la personne signalée.

CANAL DE SIGNALEMENT EXTERNE (ANAC)

Certaines conditions sont requises pour utiliser le canal de signalement de l’ANAC. En particulier, l’auteur peut recourir à la procédure externe seulement si : le canal de signalement interne de son entreprise n’est pas actif ou non conforme au Décret Législatif n° 24/2023 ; il a déjà effectué un signalement interne sans suite ; il a des motifs raisonnables de croire qu’un signalement interne serait inefficace ou pourrait entraîner des représailles ; il croit raisonnablement que la violation constitue un danger